POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Accès-Cible SMT est soucieux de la protection des données personnelles. L’organisme s’engage à assurer le meilleur au niveau de protection de vos données personnelles en conformité avec les réglementations qui lui sont applicables. Accès-Cible SMT a mis en place la présente politique permettant de protéger les données que l’organisme traite.

Le traitement vise toute opération ou ensemble d'opérations, effectué avec ou sans l'aide de processus automatisés et appliqué à des données personnelles ou à un ensemble de données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation et modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, comparaison ou interconnexion, limitation, annulation ou destruction.

La notion de « renseignement à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement.

1. Quelles données collectons-nous ?

Données fournies par vous

Accès-Cible SMT recueille directement auprès de vous vos renseignements personnels. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Nous collectons vos données personnelles de plusieurs façons, entre autres lorsque vous communiquez avec nous par téléphone ou par courriel ou que vous remplissiez un document à notre demande . Avant de collecter vos données personnelles, nous nous engageons à vous transmettre l’information nécessaire et à obtenir votre consentement , tel que prévu par la loi.
Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre votre prénom, nom, adresse postale, code postal, adresse courriel, numéro de téléphone, employeur(s), date de naissance, numéro d’assurance sociale. Nous recueillons uniquement les renseignements dont nous avons besoin.

Données collectées automatiquement

Nous recueillons également des données lorsque vous visitez notre site web, notamment votre adresse IP, la date, l’heure et la durée de vos visites ainsi que les pages que vous avez consultées. Comme la plupart des sites Web, nos portails utilisent des témoins de connexion. Nous utilisons des témoins pour compiler des données agrégées sur l’utilisation de notre site en vue d’en améliorer l’expérience offerte. Des tiers autorisés par l’organisme peuvent également recueillir ces données pour nous. Ces témoins ne peuvent être utilisés pour extraire des renseignements personnels.

Nous pouvons également utiliser d’autres technologies conformes aux normes de l’industrie, telles que les étiquettes pixels et les pixels invisibles, pour faire le suivi de votre utilisation de notre site web ou nous pouvons autoriser les tiers fournisseurs de services à le faire en notre nom (incluant, sans prétendre à l’exhaustivité et sujet à modification sans préavis, Google Analytics, LinkedIn ou Facebook).

Photos et vidéos

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Nous nous assurons d’avoir le consentement clair de la personne avant d’utiliser tout contenu photo et vidéo.
Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

2. Pourquoi collectons-nous des données ?

Accès-Cible SMT collecte des renseignements personnels à ces fins :

Fournir des services adéquats selon les besoins et demandes de la personne;
Donner accès à nos événements, formations, activités et informations;
Permettre à l’organisme de remplir ses obligations financières, fiscales et/ou légales;
Communiquer avec toute personne en lien avec notre organisme;
Se conformer aux exigences demandées par nos bailleurs de fonds, ainsi qu’aux lois et règlements applicables.

3. Quels sont les destinataires ?

Dans le but de vous fournir les services que vous nous avez demandés, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment :

Services Québec;
Professionnel.le.s travaillant auprès de nos participant.e.s;
Fournisseurs de services externes tel que comptables, assurances, informaticien;
Anciens et futurs employeurs;
Partenaires, organismes gouvernementaux et autorités réglementaires, organes judiciaires, ordres professionnels, associés, agents, avocats ou autres représentants pour le respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d’une procédure administrative ou extrajudiciaire;
À toute autre personne en vertu de ce qui est permis et/ou imposé par la loi.
Accès-Cible SMT ne vend sa liste de participant.e.s à aucun organisme ou compagnie, ni ne l’échange avec quiconque.

4. Quelle sécurité pour vos données ?

Accès-Cible SMT a instauré plusieurs mesures de protection physiques, administratives et techniques visant à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons.
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. S’il advenait qu’un incident de confidentialité pourrait vous causer un préjudice sérieux, nous vous en informerons au plus vite.

Nos mesures de sécurité sont les suivantes :

Accès aux locaux sécurisés;
Conservation et archivage des données dans des locaux sécurisés;
Protection par pare-feu des systèmes informatiques;
Mise à jour régulière des logiciels et antivirus;
Contrôle permanent des accès aux services informatiques;
Désignation d’un responsable à la protection des données;
Formation de l’ensemble de nos employé.e.s à la manipulation des données à caractère personnel;
Formulaire de confidentialité signé par chaque employé.e.

5. Lien vers les autres sites

Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle des sites externes concernés s’il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels.

6. Durée de conservation de vos données

Accès-Cible SMT conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique; notamment pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et exécuter les contrats avec nos clients ou partenaires; ou dans la mesure autorisée par les lois applicables.

7. Droits et obligations concernant les renseignements personnels

Les principaux droits des personnes concernant leurs renseignements personnels sont les suivants :

Le droit d'accès;
Le droit de rectification;
Le droit à la désindexation;
Le droit de restreindre le traitement des renseignements personnels;
Le droit de s'opposer au traitement des renseignements personnels;
Le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle;
Le droit de retirer son consentement.

La personne a le droit d’obtenir la confirmation que l’organisme traite ses données personnelles et, le cas échéant, d’avoir accès à ces renseignements. Pour autant que les droits et libertés d'autrui ne soient pas affectés, une copie des renseignements personnels consignés peuvent être disponibles sur demande, dans un délai de trente (30) jours ouvrables.

Dans le cas où la personne souhaite revoir, vérifier, corriger ou retirer son consentement à l'utilisation de ses renseignements personnels, elle peut demander l'accès, la correction ou la suppression des renseignements personnels fournis à l’organisme, ainsi que la raison de ce retrait.

La personne peut demander l’effacement de ses renseignements, selon un délai raisonnable, dans les cas de figure suivants :

Les renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou sont traités d'une autre manière;
La personne retire son consentement à un traitement de renseignements personnels;
La personne s’oppose au traitement de renseignements personnels en vertu de certaines règles applicables en matière de protection des renseignements personnels;
Les renseignements personnels ont été traités de manière illégale.
Il existe toutefois des exclusions au droit à l'effacement. Les exclusions générales comprennent les cas suivants, cas dans lesquels le traitement de renseignements personnels est nécessaire :
Pour l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information;
Pour se conformer à une obligation légale et/ou fiscale;
Pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
De son côté, la personne s’engage :
À s’assurer de la véracité et de l’exactitude des renseignements partagés;
A communiquer dans un délai raisonnable de tout changement ou modification aux renseignements personnels;
À obtenir un consentement préalable dans le cas du partage des renseignements personnels d’un tiers.

8. Mise à jour

Consultez périodiquement cette page pour connaître les changements apportés à la présente Politique, que nous nous réservons le droit de mettre à jour lorsqu’il y a lieu.

9. Coordonnées

Pour poser des questions ou faire des commentaires au sujet de la présente Politique ou de vos renseignements personnels, faire une demande d’accès ou de rectification, exercer tout droit applicable, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par la poste ou par courriel. La personne communiquera avec vous dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Marie Ballaman
Courriel : vieprivee@acces-cible.org

Adresse postale :
Accès-Cible SMT
À l’attention de Marie Ballaman,
Responsable de la protection des renseignements personnels
5650 rue d’Iberville, bureau 600
Montréal, QC
H2G 2B3

Mise à jour le 19 septembre 2023
Adoptée par le Conseil d’administration d'Accès-Cible SMT le 19 septembre 2023.